Conectar WhatsApp

HireFlow se conecta a WhatsApp oficial a través de Kapso, un proveedor autorizado. Una vez conectado, los mensajes que reciba tu número llegan al Inbox y el asistente puede responderlos.

Nota

Solo Propietario o Administrador pueden conectar WhatsApp. Si todavía no lo conectas, puedes empezar con WebChat, que no requiere nada más.

Antes de empezar

Ten a la mano el número que vas a usar y acceso a la cuenta de Meta / WhatsApp Business de tu empresa.

Conectar tu número

1. Ve a Integraciones y busca la tarjeta WhatsApp oficial (Kapso).
2. Elige el Tipo de conexión.
3. Haz clic en Conectar WhatsApp oficial. Se abrirá la página de Kapso en la misma pestaña.
4. Sigue los pasos de Kapso para vincular tu número.
5. Al terminar, Kapso te regresa a Integraciones, donde HireFlow sincroniza el número automáticamente.

Cuando la conexión funciona verás WhatsApp oficial conectado y, en Números conectados, el número, el tipo de conexión, la recepción de mensajes y la fecha de conexión.

Elegir el tipo de conexión

El Tipo de conexión decide si tu número sigue activo en la app de WhatsApp Business de tu teléfono. La diferencia práctica y las limitaciones las define Kapso, que es quien lleva la conexión.

Tipo de conexión	En la práctica	Cuándo elegirlo
Coexistence	Sigues usando la app de WhatsApp Business en el teléfono y la API oficial opera en paralelo: los mensajes se ven en ambos lados.	Cuando tu equipo ya trabaja desde la app y quieres automatización sin cambiar su forma de trabajar.
Dedicated	El número deja de usarse en la app de WhatsApp Business y opera solo por la API oficial.	Cuando necesitas la máxima estabilidad para producción: plantillas, automatizaciones y webhooks.

Kapso describe Coexistence como cómodo, pero menos estable que una conexión dedicada.

Limitaciones conocidas de Coexistence

Kapso advierte de estos comportamientos, que son esperables y no son un fallo de HireFlow:

• Desconexiones ocasionales.
• Algunos desajustes de sincronización con WhatsApp Web y con los nombres de los contactos.
• Los primeros mensajes entrantes pueden no llegar a Kapso de inmediato.
• No se pueden hacer llamadas a través de Kapso; las llamadas siguen funcionando en la app de WhatsApp Business.
• El nombre visible del perfil se administra en la app de WhatsApp Business, no en Kapso.

Coexistence no elimina ni evita la aprobación del nombre del perfil, la verificación del negocio, las restricciones de método de pago ni las restricciones de plantillas. Si necesitas estabilidad para producción, elige Dedicated.

Fuentes: Kapso, Coexistence troubleshooting y Kapso, WhatsApp Business App coexistence with Cloud API.

Antes de conectar: qué pide Meta

Conectar el número no elimina los requisitos de Meta. Antes de empezar, verifica:

• Acceso por Facebook al portafolio de negocio y a la cuenta de WhatsApp Business correctos.
• Información completa del negocio: razón social, dirección, teléfono y sitio público HTTPS.
• Capacidad para agregar el número y ningún bloqueo pendiente de cuenta, verificación o pago.

Puedes crear el portafolio y la cuenta durante el registro de Meta. Una cuenta en revisión puede dejar el número pendiente; Kapso reintenta registrarlo cuando Meta actualiza el estado.

Para Coexistence, necesitas un número activo en WhatsApp Business y acceso al teléfono para vincularlo. Para Dedicated con número propio, debes poder recibir su código por SMS o llamada y liberar registros previos.

No elijas Use a display name with a virtual number instead: puede crear un número limitado de Meta, distinto del número que quieres conectar.

Fuentes: Kapso, Connect WhatsApp.

Límites de envío

Esta guía no establece una cifra máxima de envío para Dedicated ni para Coexistence. Conectar el número no elimina los requisitos de Meta: revisiones del negocio, de la cuenta y de las plantillas, o restricciones de pago, país y cuenta pueden impedir los envíos. Comprueba el estado de tu cuenta antes de difundir una vacante; no tomes el tipo de conexión como garantía de capacidad. Consulta los requisitos vigentes de conexión de Kapso.

Si algo falla

Mensaje	Qué hacer
Kapso aún no confirma el número. Sincroniza en unos minutos.	Espera unos minutos y vuelve a sincronizar.
La conexión con Kapso no se completó.	Repite el proceso con Generar otro enlace.
Ese número ya está conectado a otro espacio de trabajo.	Un número solo puede estar en un espacio. Desconéctalo del otro espacio o usa otro número.
Kapso todavía no está configurado en HireFlow. Escribe a soporte.	Contacta a soporte.

Plantillas para mensajes programados

Fuera de la ventana de 24 horas, WhatsApp solo permite plantillas aprobadas. En Integraciones → Plantillas para mensajes programados, escribe el nombre de la plantilla aprobada para cada caso:

• Recordatorio de cita a 24 h.
• Recordatorio de cita a 2 h.
• Seguimiento de prefiltro.
• Seguimiento de expediente.

Haz clic en Guardar plantillas.

HireFlow solo guarda el nombre y el idioma de cada plantilla para poder usarlas al enviar; no las crea ni las aprueba. Escribe el nombre exactamente como quedó aprobado, con su idioma.

Dónde se crean y aprueban

Las plantillas se crean y aprueban fuera de HireFlow, en Kapso o en el Administrador de WhatsApp de Meta:

• En Kapso: entra a WhatsApp → Templates → Create template, eliges el tipo de plantilla, la configuras y la envías a revisión de Meta.
• En el Administrador de WhatsApp de Meta: la creas allí y después, en Kapso, usas Sync from WhatsApp para importarla.

Cada plantilla tiene un estado: Submitted (enviada a Meta, en revisión), Approved (lista para usar), Rejected (Meta la rechazó, con su motivo) o Disabled (Meta la deshabilitó temporalmente). Las revisa y aprueba Meta; Kapso no añade tiempos.

Meta suele responder en hasta 24 horas, y las primeras aprobaciones en cuentas nuevas pueden tardar más. Crear la plantilla en Kapso o en Meta no cambia el tiempo de revisión. Causas habituales de rechazo: falta de verificación del negocio, contenido que incumple las políticas, categoría equivocada (utilidad o marketing) o multimedia de baja calidad.

Fuentes: Kapso, Template lifecycle y Kapso, Simple text.

Para ofrecer horarios cuando se abre disponibilidad, configura también Aviso de nuevos horarios de entrevista. Su plantilla lleva el nombre de la vacante y los horarios numerados, y debe estar aprobada antes de usarla.